Báo Cáo Tối Ưu Hệ Thống Base

1) Vấn đề cốt lõi

⚠️ Lệch trạng thái cơ hội 📉 Thiếu log CRM hoạt động 📦 53K+ records sync nhiễu 🔗 Mô hình quan hệ chưa chuẩn

Nền dữ liệu bị “lệch trạng thái”: phần lớn cơ hội dồn về Đã chốt / Hủy, thiếu nhóm dữ liệu mở để theo dõi.
CRM thiếu log giao dịch hoạt động: hồ sơ theo dõi KH rất ít, khó tự động nhắc chăm sóc và khó đo hiệu suất vận hành.
Nhiễu dữ liệu từ sync quá lớn: 53K records auto chiếm hơn 90%, làm giảm tốc độ tra cứu và dễ lọc sai.
Mô hình quan hệ chưa chuẩn: nhiều công thức và liên kết (formula/link) chưa gom chuẩn khiến thao tác và mở bảng chậm.

Sync tự động đổ 53K records vào base theo lô.
Team vận hành làm việc song song trên toàn bộ bảng, chưa tách luồng vận hành và lưu trữ lịch sử.
KH mới/khách hàng được tạo nhưng nhiều trường bắt buộc thiếu.
Cơ hội KD thường được cập nhật khi gần chốt, thiếu bước theo dõi tuổi deal.
Hồ sơ KH gần như không được dùng để log tương tác, nên nhắc follow-up không ổn định.
Báo cáo/đánh giá được lấy trực tiếp từ dữ liệu gốc, chưa đi qua Data QA.

Input layer: giữ nguyên sync vào View sync archive để không ảnh hưởng view vận hành.
Operational layer: đội xử lý chỉ đọc/ghi trên các record đã lọc sạch (View vận hành).
Transaction layer: quy định bắt buộc KH/Cơ hội/Hồ sơ KH có đủ required + trạng thái chuẩn.
Follow-up layer: mọi bản ghi có hạn theo dõi sẽ tự sinh task + nhắc theo SLA.
QA layer: dashboard hàng ngày kiểm lỗi missing/duplicate/độ hợp lệ ngày giờ.
Review layer: tuần lượt rà soát metric và rollback theo quy trình được phê duyệt.

Vấn đề	Tác động hiện tại	Cách xử lý cụ thể
Không có quy tắc required fields chuẩn	Bản ghi thiếu thông tin bắt buộc, báo cáo sai	Đặt bắt buộc cho các trường KH, cơ hội, trạng thái, ngày follow-up
Sync auto trộn lẫn data vận hành	Nhìn sai KPI, view chậm, thao tác lệch	Tách riêng View vận hành và View sync archive
Không có độ tuổi deal	Không biết cơ hội nào bị treo quá lâu	Tạo field tuổi deal + rule cảnh báo quá hạn theo trạng thái
Follow-up không chuẩn hóa	Bỏ sót khách, ghi chép rời rạc	Chuẩn hóa quy trình Hồ sơ KH → nhắc nhở tự động theo SLA
Formula/link quá nhiều chưa audit	Phiền tốn tài nguyên, khó bảo trì	Vệ sinh công thức chưa dùng, gom rule theo 1 nhóm nguồn truth

1. Tách sạch cấu trúc dữ liệu: 2 view riêng cho vận hành và sync.
2. Khóa schema data chuẩn: quy định enum, required cho KH/Cơ hội/Hồ sơ KH.
3. Chuẩn hóa thời gian: bắt buộc created, updated, follow-up trên các bản ghi quan trọng.

1. Automation cảnh báo tự sinh task khi vượt thời hạn follow-up theo trạng thái.
2. Data QA hàng ngày: dashboard lỗi (thiếu field, trùng giá trị, ngày sai logic).
3. Phân quyền theo module: khóa quyền sửa nhầm lên các field nhạy cảm.

1. Data lineage cho nguồn ngoài: truy vết source record cho mọi bản ghi sync.
2. Tái cấu trúc công thức: giảm 20–30% công thức dư, tối ưu tốc độ mở bảng.
3. Quy trình back-up + rollback: test sửa đổi theo phiên bản trước khi chạy rộng.

≥ 95%Tỷ lệ bản ghi hợp lệ

≤ 5%Sai lệch dữ liệu (missing/invalid/dupe)

Tăng rõtốc độ truy cập view vận hành

Ổn địnhpipeline theo SLA theo dõi đúng hạn

STT	Việc đầu tiên	Tác động nhanh
1	Cài đặt 1 quy tắc required cho KH + cơ hội + hồ sơ follow-up.	Giảm thiếu dữ liệu đầu vào từ khâu nhập.
2	Tách luôn view vận hành ra khỏi toàn bộ dữ liệu sync auto.	Giảm nhiễu trên view vận hành ngay.
3	Bật Data QA dashboard để thấy ngay danh sách bản ghi thiếu dữ liệu.	Điều chỉnh đúng trọng điểm theo ngày.